昨日は、福島県内のエネルギー関連企業様にて
「指示出し研修」を担当しました。
こちらの企業様は、先月、入社3年以下の従業員に向けて
「受命研修」を実施したばかり。
受命って大事！若手対象の「受命研修」を担当
今回は、職長さん達を中心にご受講いただきました。
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これ、何度も書いていますが、
指示を出す時に「6W4H」を明確にすれば良い
というものではないですよね。
あ、ちなみに
ビジネスで使用する6W4Hの考え方は、様々あると思いますが、
当社は6W5Hあるいは6W4Hを使用しています。
下記は、受命時の確認の言葉を添えてある一覧表。
■Why（なぜ）
何のために、目的や意味
「目的を教えていただいても、よろしいですか」
「ゴールは〇〇ということですね」
■What（何を）
何をやるのか、業務内容
「具体的な内容をお教えください」
「それでは～を実施するということですね」
■Who（だれが）
誰がやるのか（一人か、協力者を得てか、あるいは担当部署）
「1人での実施でしょうか」
「〇〇さんの協力を得てもよろしいでしょうか」
■Whom（だれに）
誰に対して
「対象者は～ですね」
「〇〇向けに実施するということですね」
■When（いつ・期間）
いつ始めて、いつまでに、完成・納期はいつか
「それではスグに始めてよろしいでしょうか」
「〇日〇時まで、どのような形で提出すればよろしいでしょうか」
■Where（どこで）
場所や会場
「実施場所は××ですね」
■How（どのように）
手順・方法、手続きや処理方法
「前回と同じ方法でよろしいでしょうか」
「今回、急ぎということなので、Bという方法で実施しますが、
よろしいでしょうか」
■How many（数量）
どのくらいの数量
「数量は〇〇で、間違いないでしょうか」
■How much（費用）
金額、予算
「今回00万円かかりますが、予算的にはいかがでしょうか」
■How much quality（業務の質）
達成水準、業務の質（質かスピードか）
「××部分は、〇分ほど時間をかけてもよろしいでしょうか」
「今回は、急ぎということですが、
～部分は、××形式で実施しても、よろしいでしょうか」
※これに、How long（期間）を独立させると6W5Hですが、
上記の表ではWhen（いつ）に入れてあるので、6W4Hにしています。
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で、この6W4Hは「やってほしい」という『要望・要求』。
これを伝えて、その通りにやってくれれば、
本当にありがたいことです。
しかしながら、指示をしただけで、
部下がその通りに動いてくれる、成果を出してくれる、
のであれば、こんなにラクなことはないのです。
ところが
「やろうと思っていたけど、忙しくて出来なかった」
「難しくて」
「忘れてました」
「やったにはやったんですが、うまくいかなくて」
という『出来ない理由』が出てくるのが現実。
なので指示を出す時には「制約」を見越して、
制約に対して配慮したり、確認したり、
あるいは本人に対処法を考えさせたりすることが必要になる。
もちろん受命した際に、
部下自身の制約があれば、しっかり申し出ることも重要。
「実は〇〇部長からの急ぎの仕事を抱えており、
それが終了してからであれば、着手できるのですが、
〇時までお時間をいただけないでしょうか」
「～作業までしかできないので、
〇〇さんと作業してもよろしいでしょうか」
「△△知識が不足していますので、
〇〇さんの指導を受けながら進めてもよろしいでしょうか」
指示出しする側と、受命側の、両者のスキルが身についてはじめて、
ビジネスコミュニケーションの基礎が成り立つんですよね。
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