昨日は、午前中に製造企業様の
人事制度設計ご面談。
午後からは、アグリビジネスの企業様にて、
スタッフによるマニュアル作成の指導でした。
今は、クラウドのマニュアルツールもたくさん出ていて、
ツールに動画を投げ込むだけで、
勝手に動画を分割し、
写真とキャプションを作成してくれる。
メイン稼働はAI、調整作業が人間、という時代。
でも今回は
「みんなで」
「アナログで」
マニュアルを作っています。
なんで「アナログ」？
それには理由があるのです。
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今回のアグリビジネスの企業様。
スタッフにはパートさんも多く、みんな仲良し♬
でも、ベテランもいるし、新人もいる中で、
みんなのやり方がバラバラなところがあるし、
ミスやモレもある。
行動のクオリティも上げてもらいたいし、
ヒューマンエラーも少なくしたい。
だからこそ、今回は
「みんなで」
「アナログで」、
マニュアルを作成したいというご要望でした。
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第1回目は、マニュアルをつくりたい業務の、
①業務フローをみんなで確認し洗い出し。
アナログなので、
模造紙に付箋紙で、ワイワイガヤガヤ。
②各業務フローの注意事項や方法を、みんなで確認。
これ重要。
ベテランさんが新人さんに、
コツやノウハウを公開しながら、メモメモ。
ここで発覚したのは、
道具の名前が統一されていないことや、
場所や設備のパターンにより、
やり方が複雑になること。
新人さんが
「わからない」
「これ、いつも悩む」
「これは、どうすればいいんですか？」
と上げる声を大切にピックアップ。
③写真や図があった方がいいポイントを、みんなで確認。
タブレットやスマホを農場には持参しないとのことで、
どうしてもマニュアルはアナログ物。
動画は確認できない前提で、
文章は少なく、図や写真を多用することとしました。
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この第1回目をベースに、第2回目の昨日は、
各業務フローごとに、作業を細分化して文章化。
第1回目の研修から、昨日の第2回目までの間に、
写真撮影や図を準備していただきました。
写真や図と突き合わせて、
マニュアルのベースを作成。
これを、みんなで分担すれば、早い。
これを使用場所に応じた形式で、
カタチに仕上げれば、マニュアルの完成です。
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仕事の質を上げたり、
作業スピードを上げたり、
効率化を図ったり、
業務改善をしたり…
経営者が、従業員に要望したいことって、
たくさんあると思います。
そのためにOJTを行ったり、研修を行ったり…
でも、なかなか従業員の行動が変容しない
というのも悩みではないでしょうか。
アナログでみんなでマニュアルを作成する、
というのはAI時代に置いては
逆行しているかもしれませんが、
「仕事の質をあげる」
「作業スピードを上げる」
「効率化を図る」
「業務改善を行う」
の全てを、作成プロセスの中で行うことが可能です。
協働で行う業務の場合、
共通言語と共通認識をつくることがとても重要。
逸脱した方法をとっているのであれば、
それを軌道修正することも必要ですし、
ヒューマンエラーを無くすための工夫も
かけていく必要があります。
話し合いながら、プロセスを確認しながら
作業マニュアルを作成することにより標準化が進み、
エラーが出ているポイントも確認でき、
誰かを責めることなく
「この方法の方がいい、統一しよう」
となっていきます。
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マニュアルを量産する場合には、
マニュアルツールやAIを活用した方がいいと思いますが、
教育的な要素も含み、
目線合わせを行うためであれば、
アナログ作成も、絶対オススメ。
同じ時間投下をするのであれば、
座学教育よりも効果は高いと感じます。
そして何よりもチームの一体感が醸成されますね♪
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